اسي جمعه ۰۱ مرداد ۹۵ | ۲۰:۰۳ ۹ بازديد
| در قسمت سوم اين مطلب، فاز دوم متدولوژي عملياتي BPM ارائه گرديد. در ادامه، فاز ۳ يعني تجزيه و تحليل (Analyze) ارائه مي‌شود. فاز ۳: تجزيه و تحليل (Analyze) چهار فاز بعدي، بيانگر نماي كلي پروژه BPM است. هر پروژه BPM، شامل اين چهار فاز مي‌باشد. هر بار كه پروژه‌اي كامل مي‌شود (طراحي و اجراي يك فرآيند، كامل مي‌شود)، تيم اجراي فرآيند مي‌تواند فرآيند جديدي را آغاز نموده و اين چهار فاز را دوباره طي نمايد.اين فاز شامل برنامه‌ريزي پروژه و تجزيه و تحليل فرآيند مي‌شود. ورودي اين فاز، ليست فرآيندهايي است كه توسط واحد اجراي فرآيند براي پياده‌سازي انتخاب شده‌اند و زمان لازم براي پياده‌سازي آن نيز تخمين زده شده است. در اين فاز تيم پروژه بايد منشور پروژه را تهيه و فرآيندهاي موجود را با در نظر گرفتن محدوده پروژه تجزيه‌وتحليل كنند. ما در اين بخش به نحوه برپايي تيم پروژه، منشور پروژه و تجزيه‌وتحليل فرآيند مي‌پردازيم. موارد زير، خلاصه كليه وظايفي كه در اين فاز مطرح مي‌شود را بيان مي‌كند:جمع‌آوري تيم پروژه: -رهبران تغيير و اعضاء اصلي تيم در پروژه مستقر شوند -كميته راهبري پروژه تشكيل گردد -درگير كردن ذينفعان پروژه تهيه منشور پروژه: -مشكلات فرآيند، محدوده پروژه، اهداف پروژه، نقش‌ها و مسئولين، برنامه‌ريزي كلان پروژه و مفروضات پروژه مشخص شوند -تأييديه منشور پروژه از كميته راهبري و ذينفعان پروژه دريافت گردد انجام تجزيه‌وتحليل فرآيندها: -داده‌هاي فرآيندي موجود در محدوده پروژه دريافت گردد -براي دستيابي به ميزان كارايي فرآيندهاي موجود، داده‌هاي دريافت شده تجريه‌وتحليل گردد -چالش‌هاي فرآيندهاي جاري مستند شوند در ادامه به تشريح هر يك از موارد بالا مي‌پردازيم. جمع آوري تيم پروژهيك تيم پروژه بايد حداقل شامل اعضاء زير باشد: -مدير پروژه -مسئول تغييرات كسب‌وكار -توسعه‌دهنده و تيم پشتيبان تكنولوژيتصوير زير، تيم هاي درگير در پروژه را نمايش مي دهد: مسئوليت تمامي دستاوردها و شكست‌ها با مدير پروژه است. بهترين حالت، زماني است كه تنها يك مدير پروژه وجود داشته باشد تا در انتها يك شخص، پاسخ‌گو باشد. مسئوليت‌هاي مدير پروژه شامل موارد زير است: -تهيه برنامه پروژه -هماهنگي تيم‌هاي درگير در پروژه -كسب مشاركت از ذينفعان -همراه ساختن كميته راهبري پروژهتمامي افرادي كه تحت تأثير اجراي پروژه قرار مي‌گيرند، ذي‌نفع پروژه محسوب مي‌گردند. ذي‌نفع مي‌تواند مدير يك واحد باشد (به علت درگيري در پروژه BPM)، واحد فناوري اطلاعات (زيرا وظيفه پشتيباني از سيستم را به عهده دارد)، و يا كاربران باشند (زيرا براي انجام روش جديد كارشان نياز به آموزش دارند). كميته ذينفعان از مديران ارشد هر واحد كسب‌وكار تشكيل شده كه براي اين پروژه، گرد هم آمدهاند.تيم تغييرات كسب‌وكار، مسئوليت هدايت طراحي فرآيندهاي كسب‌وكار و نيز محورسازي سازمان را برعهده دارند. اين تيم بايد شامل رهبران تغيير، اعضاء اصلي تيم، كارشناسان طراحي چارت و كارشناسان طراحي فرآيند باشد. رهبران تغيير بايد تيم تغييرات كسب‌وكار را رهبري كرده و همچنين واحدهايي را كه تحت تأثير تغييرات قرار گرفته اند را با شرايط جديد وفق دهند. اعضاء اصلي تيم، شامل نمايندگاني از واحدهاي كسب‌وكارند كه با نحوه اجراي فرآيندهاي جاري به خوبي آشنا هستند. اين افراد بايد مورد احترام و اعتماد واحد سازماني خود باشند و همچنين در ماهيت پروژه شك و ترديدي نداشته باشند تا بتوانند ارتباطي قوي -در رابطه با پروژه- با باقي افراد سازمان برقرار كنند؛ در غير اين صورت، بازخورد منفي به وجود خواهد آمد.سؤالي كه مطرح مي‌شود: تفاوت رهبران تغيير با اعضاء اصلي تيم در چيست؟ اعضاء اصلي تيم از لحاظ موقعيت سازماني به بطن كار بسيار نزديكند، آنها درك خوبي از چگونگي نحوه اجراي فرآيندهاي بخش خود دارند. در صورتي كه رهبران تغيير به طور معمول رده بالاتري در چارت سازماني دارند و علاوه بر رهبري تغييرات كسب‌وكار، با مديران سطوح مياني و بالاتر در تعامل هستند.ديگر اعضاء تيم تغيير شامل كارشناسان طراحي فرآيند و چارت سازماني هستند. كارشناسان طراحي چارت سازماني وظيفه دارند تا چارت سازماني را از جنبه عملكرد بهينه فرآيندها مورد تجزيه‌وتحليل قرار دهند. اين امر گاهي اوقات ممكن است به تغييرات در چارت سازماني منتهي شود كه در نهايت تغيير نقش‌ها و شغل‌هاي افراد را به دنبال دارد. كارشناسان طراحي چارت سازماني مي‌بايست نقش‌ها و مسئوليت‌هاي شغل‌هاي به وجود آمده را مشخص نموده و علاوه بر اين، اهداف فرآيندها و پاداش دستيابي به اين اهداف را نيز بايد مشخص كنند. در اين حين، كارشناسان طراحي فرآيند به تجزيه‌وتحليل فرآيندهاي كسب‌وكار جاري پرداخته و مطابق اصول BPM، آنها را بازطراحي مي‌كنند. كارشناسان طراحي فرآيندها -در حين متدولوژي BPM - طراحي و شبيه‌سازي فرآيند (با ابزار BPMS) را آموزش مي‌بينند. در واقع، مسئوليت اصلي تيم طراحي اين است كه سناريوهاي فرآيندي را از ساير تيم‌هاي پروژه دريافت و مطابق تكنيكهاي طراحي فرآيند، مناسب‌ترين فرآيند در حوزه پروژه را طراحي كنند (براي كسب اطلاعات بيشتر در مورد تكنيكهاي طراحي فرآيند، مي توانيد از اين منبع استفاده كنيد).پشتوانه تيم تغيير، تيم‌هاي توسعه و پشتيباني تكنولوژي هستند. تيم توسعه شامل برنامه‌نويس‌هايي است كه طراحي فرآيندهاي كسب‌وكار را پشتيباني مي‌كنند. شركت‌هاي ارائه‌دهنده BPMS در تبليغات ادعا مي‌كنند كه "محصولشان به صورت خودكار كدنويسي انجام مي‌دهد". بر اين اساس، برخي از شركت‌ها تا آنجا پيش مي‌روند كه محصول خود را "راهكار بدون نياز به كدنويسي" معرفي مي‌كنند. در حقيقت كدنويسي براي تمامي ابزارهاي BPMS لازم است، مگر اينكه فرآيند را به فرم‌هاي ساده، واسط مياني، رابط كاربري ساده و بهره‌گيري از ماژول‌هاي آماده محدود كنيم. همچنين براي پياده‌سازي‌هاي پيچيده مانند قوانين، واسط‌هاي كاربري و تغييرات در ماژول‌ها، نيازمند توسعه‌دهنده هستيم.تيم توسعه بايد شامل: طراح وب، توسعه‌دهنده وب، معمار برنامه كاربردي سازمان، توسعه‌دهندگاني كه كار با ابزار BPMS را آموزش ديده‌اند و توسعه‌دهندگان سيستم‌هاي پيشين (كه در اين پروژه مطرح مي‌شوند) سازمان باشند. البته با وجود اين سمت‌ها در تيم ممكن است توسعه‌دهندگاني باشند كه بتوانند چندين سمت را به عهده گيرند و تعداد افراد، كمتر از تعداد سمت‌ها باشد. تفاوت مشهودي ميان توسعه‌دهنده و طراح‌وب است. طراح‌وب، ظاهر وب‌سايت را آماده مي‌سازد؛ در‌حالي‌كه توسعه‌دهنده با برنامه‌نويسي سمت سرور، وب‌سايت را كنترل مي‌كند. معمار برنامه كاربردي، مدل ماژول‌هاي موجود در حوزه پروژه را تهيه مي‌كند. اطمينان از امكان استفاده مجدد از برنامه‌هاي كاربردي قبلي- كه در حوزه پروژه هستند - و نظارت بر برنامه‌هاي كاربردي -كه در آينده طراحي خواهند شد- از وظايف معمار برنامه‌هاي كاربردي مي‌باشد. وظيفه ديگر او، كسب اطمينان از رعايت استانداردهاي پروژه BPM توسط برنامه‌هاي كاربردي سازمان است؛ چرا كه اكثر برنامه‌هاي كاربردي در سازمان‌ها از واسط‌هاي مناسبي براي برقراري ارتباط با BPMSها برخوردار نيستند. بنابراين توسعه‌دهندگاني كه با اين سيستم‌هاي سازماني آشنايي دارند بايد در تيم توسعه پروژه همكاري داشته باشند تا از برقراري ارتباط ميان اين سيستم‌ها با ابزار BPMS اطمينان حاصل گردد.آخرين تيم در پروژه، تيم پشتيبان تكنولوژي است. اين تيم، وظايف مدير سيستم و بهينه‌سازي عملكرد سيستم را بر عهده دارد كه براي دستيابي به موفقيت در پروژه‌هاي بزرگ، وجود يك تيم اختصاصي پشتيباني الزامي است. تأخير در زمانبندي چنين پروژه‌هايي، مي‌تواند به ضررهاي مالي بزرگي منجر شود. اعضاء تيم پشتيبان تكنولوژي اين تضمين را مي‌دهند كه عامل تأخير در پروژه، مربوط به تكنولوژي نباشد. جداي از اندازه پروژه، آنها براي زمان پاسخ‌گويي خدمات با ديگر تيم‌هاي پروژه به توافق مي‌رسند و بر اساس اين موافقت‌نامه سطح خدمت (SLA)، در فازهاي حساس پروژه، مناسب‌ترين پشتيباني را ارائه مي‌دهند. تهيه منشور پروژهگام بعدي پس از گردآوري تيم، تهيه منشور پروژه است (مي‌توانيد نمونه‌اي از منشور پروژه را از اينجا دانلود كنيد). منشور پروژه، مبناي پروژه BPM بوده كه شامل موارد زير است: -مشكلات فرآيندي -محدوده پروژه -اهداف اجرايي پروژه -نقش‌ها و مسئوليت‌ها -برنامه‌ريزي كلان -فرضيات پروژهمفهوم منشور پروژه در BPM بسيار مشابه اين مفهوم در متدولوژي شش سيگما است.در بخش مشكلات فرآيندي، وضعيت (يا كمبودها) فرآيندهاي جاري و چالش‌هاي كسب‌وكار مستند مي‌گردد.در بخش محدوده پروژه، به محدوده‌اي كه واحد اجرايي فرآيند براي انجام پروژه نيازمند است، اطلاق مي‌شود.براي دستيابي به اهداف اجرايي پروژه، نيازم داريم كه تيم‌هاي متنوعي انتظارات خود را به صورت كلي از پروژه بيان كنند. اين اهداف به صورت كلي بوده و در فاز طراحي با جزئيات، بيان خواهند شد؛ ليكن در اين مرحله تمامي انتظارات به دست آمده بايد در منشور پروژه بيان شوند. در انتها تمامي نقش‌ها و مسئوليت‌هاي درگير در پروژه (كه از تيم‌هاي ذينفعان، كاربران كسب‌وكار و كميته راهبري پروژه دريافت شده است) و زمانبندي مرتبط با ايشان در منشور پروژه ثبت مي‌گردد. زمانبندي كه در منشور پروژه مطرح مي‌گردد، كلي است كه بر اساس تجربه‌هاي پيشين انتخاب شده و در فاز طراحي مورد بازبيني قرار مي‌گيرد.هدف اصلي از تهيه منشور پروژه، برقراي ارتباط مابين تمامي بخش‌هاي درگير در پروژه است. منشور پروژه به امضاء كميته راهبري و ذينفعان پروژه مي‌رسد. پس از تأييد منشور پروژه، اعضاء مي‌توانند از آن به عنوان حكمي براي به رسميت شناختن ماهيت پروژه و اقدامات مرتبتشان استفاده كنند. تجزيه و تحليل فرآيندهالازم است كه در حين آماده‌سازي منشور پروژه، تيم پروژه تجزيه‌وتحليل فرآيندهاي جاري سازمان را انجام دهد. بخشي از اين اطلاعات -به صورت كلان- در فاز جستجو جمع آوري شده است، ليكن در مرحله تجزيه‌وتحليل، اين اطلاعات با هدف دستيابي به ميزان كارايي فرآيندهاي موجود به تفصيل شرح داده مي‌شود. دستيابي به داده‌هاي فرآيندهاي در حال اجرا، كار ساده اي نيست. زيرا ممكن است داده قابل استنادي، وجود نداشته باشد يا به راحتي نتوان بدان دست يافت.چنانچه در فرآيندي، سيستم‌هايي از پيش وجود دارند كه وقايع را ثبت مي‌كنند، از آنها مي‌توان جهت ارزيابي مدت زمان فعاليت‌ها استفاده نمود. برخي اوقات كه ثبت وقايع سيستماتيك نيست، مي‌توان با كمك اندازه‌گيري غيرمستقيم، ميانگين مدت زمان فعاليت‌ها را به دست آورد؛ بدين ترتيب كه مدت زمان انجام كليه تراكنش‌ها را بر تعداد تراكنش‌هاي انجام شده در آن دوره زماني تقسيم نمود.تكنيك هاي ديگر براي اندازه گيري فرآيندها شامل مشاهده حضوري و انجام مصاحبه با كاركنان است. واحد اجرايي فرآيند، وظيفه دارد ابزارها و تكنيكهاي تجزيه‌وتحليل فرآيندهاي جاري را تعبيه كند. در حين اندازه‌گيري كارايي فرآيندهاي جاري -توسط تيم پروژه- چالش‌هاي فرآيند نيز بايد مشخص شود تا با استفاده از هر دوي آنها، اهداف واقع‌بينانه پروژه قابل ترسيم باشد. نتيجه اين تجزيه‌وتحليل به عنوان يكي از موارد منشور پروژه مطرح مي‌گردد.منبع: پايگاه دانش BPM رايورز |
 |
| در قسمت سوم اين مطلب، فاز دوم متدولوژي عملياتي BPM ارائه گرديد. در ادامه، فاز ۳ يعني تجزيه و تحليل (Analyze) ارائه مي‌شود. فاز ۳: تجزيه و تحليل (Analyze) چهار فاز بعدي، بيانگر نماي كلي پروژه BPM است. هر پروژه BPM، شامل اين چهار فاز مي‌باشد. هر بار كه پروژه‌اي كامل مي‌شود (طراحي و اجراي يك فرآيند، كامل مي‌شود)، تيم اجراي فرآيند مي‌تواند فرآيند جديدي را آغاز نموده و اين چهار فاز را دوباره طي نمايد.اين فاز شامل برنامه‌ريزي پروژه و تجزيه و تحليل فرآيند مي‌شود. ورودي اين فاز، ليست فرآيندهايي است كه توسط واحد اجراي فرآيند براي پياده‌سازي انتخاب شده‌اند و زمان لازم براي پياده‌سازي آن نيز تخمين زده شده است. در اين فاز تيم پروژه بايد منشور پروژه را تهيه و فرآيندهاي موجود را با در نظر گرفتن محدوده پروژه تجزيه‌وتحليل كنند. ما در اين بخش به نحوه برپايي تيم پروژه، منشور پروژه و تجزيه‌وتحليل فرآيند مي‌پردازيم. موارد زير، خلاصه كليه وظايفي كه در اين فاز مطرح مي‌شود را بيان مي‌كند:جمع‌آوري تيم پروژه: -رهبران تغيير و اعضاء اصلي تيم در پروژه مستقر شوند -كميته راهبري پروژه تشكيل گردد -درگير كردن ذينفعان پروژه تهيه منشور پروژه: -مشكلات فرآيند، محدوده پروژه، اهداف پروژه، نقش‌ها و مسئولين، برنامه‌ريزي كلان پروژه و مفروضات پروژه مشخص شوند -تأييديه منشور پروژه از كميته راهبري و ذينفعان پروژه دريافت گردد انجام تجزيه‌وتحليل فرآيندها: -داده‌هاي فرآيندي موجود در محدوده پروژه دريافت گردد -براي دستيابي به ميزان كارايي فرآيندهاي موجود، داده‌هاي دريافت شده تجريه‌وتحليل گردد -چالش‌هاي فرآيندهاي جاري مستند شوند در ادامه به تشريح هر يك از موارد بالا مي‌پردازيم. جمع آوري تيم پروژهيك تيم پروژه بايد حداقل شامل اعضاء زير باشد: -مدير پروژه -مسئول تغييرات كسب‌وكار -توسعه‌دهنده و تيم پشتيبان تكنولوژيتصوير زير، تيم هاي درگير در پروژه را نمايش مي دهد: مسئوليت تمامي دستاوردها و شكست‌ها با مدير پروژه است. بهترين حالت، زماني است كه تنها يك مدير پروژه وجود داشته باشد تا در انتها يك شخص، پاسخ‌گو باشد. مسئوليت‌هاي مدير پروژه شامل موارد زير است: -تهيه برنامه پروژه -هماهنگي تيم‌هاي درگير در پروژه -كسب مشاركت از ذينفعان -همراه ساختن كميته راهبري پروژهتمامي افرادي كه تحت تأثير اجراي پروژه قرار مي‌گيرند، ذي‌نفع پروژه محسوب مي‌گردند. ذي‌نفع مي‌تواند مدير يك واحد باشد (به علت درگيري در پروژه BPM)، واحد فناوري اطلاعات (زيرا وظيفه پشتيباني از سيستم را به عهده دارد)، و يا كاربران باشند (زيرا براي انجام روش جديد كارشان نياز به آموزش دارند). كميته ذينفعان از مديران ارشد هر واحد كسب‌وكار تشكيل شده كه براي اين پروژه، گرد هم آمدهاند.تيم تغييرات كسب‌وكار، مسئوليت هدايت طراحي فرآيندهاي كسب‌وكار و نيز محورسازي سازمان را برعهده دارند. اين تيم بايد شامل رهبران تغيير، اعضاء اصلي تيم، كارشناسان طراحي چارت و كارشناسان طراحي فرآيند باشد. رهبران تغيير بايد تيم تغييرات كسب‌وكار را رهبري كرده و همچنين واحدهايي را كه تحت تأثير تغييرات قرار گرفته اند را با شرايط جديد وفق دهند. اعضاء اصلي تيم، شامل نمايندگاني از واحدهاي كسب‌وكارند كه با نحوه اجراي فرآيندهاي جاري به خوبي آشنا هستند. اين افراد بايد مورد احترام و اعتماد واحد سازماني خود باشند و همچنين در ماهيت پروژه شك و ترديدي نداشته باشند تا بتوانند ارتباطي قوي -در رابطه با پروژه- با باقي افراد سازمان برقرار كنند؛ در غير اين صورت، بازخورد منفي به وجود خواهد آمد.سؤالي كه مطرح مي‌شود: تفاوت رهبران تغيير با اعضاء اصلي تيم در چيست؟ اعضاء اصلي تيم از لحاظ موقعيت سازماني به بطن كار بسيار نزديكند، آنها درك خوبي از چگونگي نحوه اجراي فرآيندهاي بخش خود دارند. در صورتي كه رهبران تغيير به طور معمول رده بالاتري در چارت سازماني دارند و علاوه بر رهبري تغييرات كسب‌وكار، با مديران سطوح مياني و بالاتر در تعامل هستند.ديگر اعضاء تيم تغيير شامل كارشناسان طراحي فرآيند و چارت سازماني هستند. كارشناسان طراحي چارت سازماني وظيفه دارند تا چارت سازماني را از جنبه عملكرد بهينه فرآيندها مورد تجزيه‌وتحليل قرار دهند. اين امر گاهي اوقات ممكن است به تغييرات در چارت سازماني منتهي شود كه در نهايت تغيير نقش‌ها و شغل‌هاي افراد را به دنبال دارد. كارشناسان طراحي چارت سازماني مي‌بايست نقش‌ها و مسئوليت‌هاي شغل‌هاي به وجود آمده را مشخص نموده و علاوه بر اين، اهداف فرآيندها و پاداش دستيابي به اين اهداف را نيز بايد مشخص كنند. در اين حين، كارشناسان طراحي فرآيند به تجزيه‌وتحليل فرآيندهاي كسب‌وكار جاري پرداخته و مطابق اصول BPM، آنها را بازطراحي مي‌كنند. كارشناسان طراحي فرآيندها -در حين متدولوژي BPM - طراحي و شبيه‌سازي فرآيند (با ابزار BPMS) را آموزش مي‌بينند. در واقع، مسئوليت اصلي تيم طراحي اين است كه سناريوهاي فرآيندي را از ساير تيم‌هاي پروژه دريافت و مطابق تكنيكهاي طراحي فرآيند، مناسب‌ترين فرآيند در حوزه پروژه را طراحي كنند (براي كسب اطلاعات بيشتر در مورد تكنيكهاي طراحي فرآيند، مي توانيد از اين منبع استفاده كنيد).پشتوانه تيم تغيير، تيم‌هاي توسعه و پشتيباني تكنولوژي هستند. تيم توسعه شامل برنامه‌نويس‌هايي است كه طراحي فرآيندهاي كسب‌وكار را پشتيباني مي‌كنند. شركت‌هاي ارائه‌دهنده BPMS در تبليغات ادعا مي‌كنند كه "محصولشان به صورت خودكار كدنويسي انجام مي‌دهد". بر اين اساس، برخي از شركت‌ها تا آنجا پيش مي‌روند كه محصول خود را "راهكار بدون نياز به كدنويسي" معرفي مي‌كنند. در حقيقت كدنويسي براي تمامي ابزارهاي BPMS لازم است، مگر اينكه فرآيند را به فرم‌هاي ساده، واسط مياني، رابط كاربري ساده و بهره‌گيري از ماژول‌هاي آماده محدود كنيم. همچنين براي پياده‌سازي‌هاي پيچيده مانند قوانين، واسط‌هاي كاربري و تغييرات در ماژول‌ها، نيازمند توسعه‌دهنده هستيم.تيم توسعه بايد شامل: طراح وب، توسعه‌دهنده وب، معمار برنامه كاربردي سازمان، توسعه‌دهندگاني كه كار با ابزار BPMS را آموزش ديده‌اند و توسعه‌دهندگان سيستم‌هاي پيشين (كه در اين پروژه مطرح مي‌شوند) سازمان باشند. البته با وجود اين سمت‌ها در تيم ممكن است توسعه‌دهندگاني باشند كه بتوانند چندين سمت را به عهده گيرند و تعداد افراد، كمتر از تعداد سمت‌ها باشد. تفاوت مشهودي ميان توسعه‌دهنده و طراح‌وب است. طراح‌وب، ظاهر وب‌سايت را آماده مي‌سازد؛ در‌حالي‌كه توسعه‌دهنده با برنامه‌نويسي سمت سرور، وب‌سايت را كنترل مي‌كند. معمار برنامه كاربردي، مدل ماژول‌هاي موجود در حوزه پروژه را تهيه مي‌كند. اطمينان از امكان استفاده مجدد از برنامه‌هاي كاربردي قبلي- كه در حوزه پروژه هستند - و نظارت بر برنامه‌هاي كاربردي -كه در آينده طراحي خواهند شد- از وظايف معمار برنامه‌هاي كاربردي مي‌باشد. وظيفه ديگر او، كسب اطمينان از رعايت استانداردهاي پروژه BPM توسط برنامه‌هاي كاربردي سازمان است؛ چرا كه اكثر برنامه‌هاي كاربردي در سازمان‌ها از واسط‌هاي مناسبي براي برقراري ارتباط با BPMSها برخوردار نيستند. بنابراين توسعه‌دهندگاني كه با اين سيستم‌هاي سازماني آشنايي دارند بايد در تيم توسعه پروژه همكاري داشته باشند تا از برقراري ارتباط ميان اين سيستم‌ها با ابزار BPMS اطمينان حاصل گردد.آخرين تيم در پروژه، تيم پشتيبان تكنولوژي است. اين تيم، وظايف مدير سيستم و بهينه‌سازي عملكرد سيستم را بر عهده دارد كه براي دستيابي به موفقيت در پروژه‌هاي بزرگ، وجود يك تيم اختصاصي پشتيباني الزامي است. تأخير در زمانبندي چنين پروژه‌هايي، مي‌تواند به ضررهاي مالي بزرگي منجر شود. اعضاء تيم پشتيبان تكنولوژي اين تضمين را مي‌دهند كه عامل تأخير در پروژه، مربوط به تكنولوژي نباشد. جداي از اندازه پروژه، آنها براي زمان پاسخ‌گويي خدمات با ديگر تيم‌هاي پروژه به توافق مي‌رسند و بر اساس اين موافقت‌نامه سطح خدمت (SLA)، در فازهاي حساس پروژه، مناسب‌ترين پشتيباني را ارائه مي‌دهند. تهيه منشور پروژهگام بعدي پس از گردآوري تيم، تهيه منشور پروژه است (مي‌توانيد نمونه‌اي از منشور پروژه را از اينجا دانلود كنيد). منشور پروژه، مبناي پروژه BPM بوده كه شامل موارد زير است: -مشكلات فرآيندي -محدوده پروژه -اهداف اجرايي پروژه -نقش‌ها و مسئوليت‌ها -برنامه‌ريزي كلان -فرضيات پروژهمفهوم منشور پروژه در BPM بسيار مشابه اين مفهوم در متدولوژي شش سيگما است.در بخش مشكلات فرآيندي، وضعيت (يا كمبودها) فرآيندهاي جاري و چالش‌هاي كسب‌وكار مستند مي‌گردد.در بخش محدوده پروژه، به محدوده‌اي كه واحد اجرايي فرآيند براي انجام پروژه نيازمند است، اطلاق مي‌شود.براي دستيابي به اهداف اجرايي پروژه، نيازم داريم كه تيم‌هاي متنوعي انتظارات خود را به صورت كلي از پروژه بيان كنند. اين اهداف به صورت كلي بوده و در فاز طراحي با جزئيات، بيان خواهند شد؛ ليكن در اين مرحله تمامي انتظارات به دست آمده بايد در منشور پروژه بيان شوند. در انتها تمامي نقش‌ها و مسئوليت‌هاي درگير در پروژه (كه از تيم‌هاي ذينفعان، كاربران كسب‌وكار و كميته راهبري پروژه دريافت شده است) و زمانبندي مرتبط با ايشان در منشور پروژه ثبت مي‌گردد. زمانبندي كه در منشور پروژه مطرح مي‌گردد، كلي است كه بر اساس تجربه‌هاي پيشين انتخاب شده و در فاز طراحي مورد بازبيني قرار مي‌گيرد.هدف اصلي از تهيه منشور پروژه، برقراي ارتباط مابين تمامي بخش‌هاي درگير در پروژه است. منشور پروژه به امضاء كميته راهبري و ذينفعان پروژه مي‌رسد. پس از تأييد منشور پروژه، اعضاء مي‌توانند از آن به عنوان حكمي براي به رسميت شناختن ماهيت پروژه و اقدامات مرتبتشان استفاده كنند. تجزيه و تحليل فرآيندهالازم است كه در حين آماده‌سازي منشور پروژه، تيم پروژه تجزيه‌وتحليل فرآيندهاي جاري سازمان را انجام دهد. بخشي از اين اطلاعات -به صورت كلان- در فاز جستجو جمع آوري شده است، ليكن در مرحله تجزيه‌وتحليل، اين اطلاعات با هدف دستيابي به ميزان كارايي فرآيندهاي موجود به تفصيل شرح داده مي‌شود. دستيابي به داده‌هاي فرآيندهاي در حال اجرا، كار ساده اي نيست. زيرا ممكن است داده قابل استنادي، وجود نداشته باشد يا به راحتي نتوان بدان دست يافت.چنانچه در فرآيندي، سيستم‌هايي از پيش وجود دارند كه وقايع را ثبت مي‌كنند، از آنها مي‌توان جهت ارزيابي مدت زمان فعاليت‌ها استفاده نمود. برخي اوقات كه ثبت وقايع سيستماتيك نيست، مي‌توان با كمك اندازه‌گيري غيرمستقيم، ميانگين مدت زمان فعاليت‌ها را به دست آورد؛ بدين ترتيب كه مدت زمان انجام كليه تراكنش‌ها را بر تعداد تراكنش‌هاي انجام شده در آن دوره زماني تقسيم نمود.تكنيك هاي ديگر براي اندازه گيري فرآيندها شامل مشاهده حضوري و انجام مصاحبه با كاركنان است. واحد اجرايي فرآيند، وظيفه دارد ابزارها و تكنيكهاي تجزيه‌وتحليل فرآيندهاي جاري را تعبيه كند. در حين اندازه‌گيري كارايي فرآيندهاي جاري -توسط تيم پروژه- چالش‌هاي فرآيند نيز بايد مشخص شود تا با استفاده از هر دوي آنها، اهداف واقع‌بينانه پروژه قابل ترسيم باشد. نتيجه اين تجزيه‌وتحليل به عنوان يكي از موارد منشور پروژه مطرح مي‌گردد.منبع: پايگاه دانش BPM رايورز |
|
لايك زدن و غيرفعال كردن نظرات در اينستاگرام ممكن شد
فراخوان جهاني نوت 7 سامسونگ به ايران هم رسيد/ اعلام رسمي نخستين شركت براي جمع آوري