اسي دوشنبه ۲۱ تیر ۹۵ | ۰۵:۴۴ ۱۴ بازديد
| در قسمت دوم اين مطلب، فاز اول متدولوژي عملياتي BPM ارائه گرديد. در اين مطلب فاز ۲ يعني جستجو (Research) ارائه مي‌شود. فاز ۲: جستجو (Research)فاز پيشين (موافقت) بر روي مديران ارشد تمركز داشت كه در نتيجه آن، استراتژي و مسير كلي پروژه مشخص شد. اقدامات اين فاز، در سطوح مديران مياني و واحد سازماندهي پروژه BPM رخ مي‌دهد. در حقيقت در فاز اول، تنها دانه‌ها در زمين كاشته شده‌اند، اصل ماجرا هنوز باقي‌مانده است.در اين فاز، وظايف به سه دسته تقسيم مي‌شوند: -آماده‌سازي سازمان براي تغيير -تعيين فرآيندهاي كسب‌وكار جاري -آماده‌سازي زيرساخت موردنياز براي پروژهدر ادامه، به طور خلاصه تمامي وظايفي كه در اين فاز مطرح مي‌شود، بيان مي‌گردد:*تعيين فرآيندهاي كسب‌وكار جاري -فهرستي از تمامي فرآيندهاي جاري تهيه شود -از ميان فهرست تهيه شده، فرآيندهاي اصلي شناسايي شوند -فرآيندها براي پياده‌سازي در پروژه، اولويت‌بندي شوند*آماده‌سازي زيرساخت موردنياز براي پروژه -كميته‌اي جهت بررسي BPMSهاي موجود در بازار تشكيل شود -كميته ارزيابي جهت انتخاب محصول، رقابتي ميان شركت‌هاي ارائه‌دهنده برگزار كند -تكنولوژي‌هاي لازم براي BPMS منتخب تهيه شوند -چارچوب هاي لازم براي اجراي پروژه تهيه شوند*آماده‌سازي سازمان جهت تغيير: -برنامه‌هاي آموزشي براي رهبران تغيير در سازمان اجرا گردد -برنامه‌هاي آموزشي جهت فراگيري تكنيكهاي طراحي فرآيند و همچنين كار با ابزار BPMS اجرا گردد. در ادامه به تشريح به هر يك از موارد بالا مي‌پردازيم.تعيين فرآيندهاي كسب‌وكار جاريتعيين فرآيندهاي كسب‌وكار، از اولين اقدامات پروژه است. اين امر مي‌تواند توسط واحد اجرايي فرآيندها صورت گيرد. حتي سازمان‌هايي كه فرآيندگرا نيستند نيز شامل فرآيندهاي كسب‌وكار مي‌شوند. در اين مرحله، ذخيره‌سازي و گروه‌بندي فرآيندها مي‌تواند بسيار مفيد واقع گردد. اينكه اين فرآيند مربوط به كدام واحد است؟ در چه حوزه‌اي انجام مي‌گيرد؟ و ... (مانند سفارشات نقدي، توسعه محصول، بازاريابي و ...)در پروژه BPM، مشخص نمودن وضعيت فرآيندهاي جاري، بسيار حياتي است. در ابتدا و پس از تهيه ليست، مشخص مي شود كدام فرآيندها، فرآيندهاي اصلي سازمان هستند. فرآيندهاي اصلي، مزيت رقابتي سازمان را درون خود دارند و در واقع بيشترين ارزش را توليد مي‌كنند. بدون شناسايي وضعيت جاري، ممكن است اين مزيت‌هاي اصلي ناديده گرفته شوند. مزيت دوم شناسايي فرآيندها، دستيابي به فرآيندهايي است كه با بزرگ‌تر شدن سازمان، به دست فراموشي سپرده شده‌اند؛ در صورتي كه ممكن است اين فرآيندها مزيت رقابتي سازمان را دارا باشند. سومين مزيت شناسايي، اندازه‌گيري ميزان بهبود و كارايي فرآيندهاست. مشخصاً در اين مرحله، اندازه‌گيري ميزان بهبود فرآيند كسب‌وكار دشوار است، چرا كه هنوز هيچ عملياتي براي اندازه‌گيري كارايي فرآيندها صورت نگرفته است، ليكن با در نظر گرفتن كسب‌وكار و دريافت اطلاعات از مديران ارشد مي‌توان بدان‌ها دست يافت.تعدادي از فرآيندها نيز ممكن است در استراتژي‌هاي جديد شركت وجود داشته باشند كه هنوز عملياتي نشده‌اند، ليكن از فرآيندهاي اصلي محسوب مي شوند. بهتر است آنها را نيز در اين مرحله در نظر بگيريم. حال مي‌توان با اين فهرست، فرآيندها را براي اجرا، اولويت‌بندي نمود. در قدم اول، فرآيندي براي پياده‌سازي انتخاب شود كه پيچيده يا حياتي نباشد. به‌خصوص در سازمان‌هاي قديمي‌تر، بهتر است با يك فرآيند ساده و كم اهميت‌تر شروع كنيم. متدولوژي و زيرساخت BPMS به‌گونه‌اي است كه فرآيند را به مرور زمان بالغ مي‌كند. انتخاب يك فرآيند غير اصلي در ابتداي كار، باعث مي‌شود در صورت بروز خطا در اجرايي شدن، لطمه‌اي به كسب‌وكار وارد نگردد. از اين گذشته، بسيار مهم است كه اولين پروژه BPM در سازمان موفقيت‌آميز باشد. پس از انجام يك يا چند پروژه موفق در سازمان، به سراغ فرآيندهاي اصلي اولويت‌بندي شده مي‌رويم. اين ليست به هيچ عنوان ثابت نيست و با تغيير فضاي كسب‌وكار ممكن است اولويت‌ها تغيير يابند يا فرآيندهاي جديدتري اضافه شوند. آماده‌سازي زيرساخت مورد نياز براي پروژهقدم بعدي، به تكنولوژي پروژه BPM باز مي‌گردد. هدف كميته انتخاب محصول، دستيابي به مناسب‌ترين BPMS براي سازمان است، بنابراين بايد تمامي نيازهاي واحدهاي سازمان را در نظر بگيرند. در ابتدا تمامي محصولاتي كه به نظر براي سازمان مي‌توانند كارآمد باشند، ليست مي‌شوند. سپس از توليدكنندگان نرم‌افزار براي ارائه دموي ابزار، دعوت به عمل مي آيد. اكثر دموهايي كه ارائه مي‌شوند، همراه با موارد زيادي بزرگ نمايي است، ولي اين امر علت دارد!!به طور مداوم خبرهايي از پيشرفت تكنولوژي به ما مي‌رسد، اين امر موجب مي‌گردد كه واقعاً باور كنيم توانايي‌هاي تكنولوژي، بي حد و مرز است؛ به همين علت، زماني كه يك ويژگي از نرم‌افزار در دسترس نباشد، كارشناسان فناوري اطلاعات جملات بسياري همچون: "چرا كه نشود انجامش داد؟"، "انجام اين كار بايد بسيار ساده باشد!" را از زبان صاحبان كسب‌وكار مي‌شنوند. در نتيجه اكثر افراد، فناوري اطلاعات را همچون گلوله‌اي جادويي مي‌بينند كه در هر صورت بايد هدف را پيدا كرده و به آن اصابت كند و اين امر منجر مي‌شود آنها اين انتظار را داشته باشند كه تكنولوژي، توانايي انجام هر كاري را دارد. به علت وجود اين انتظار، شركت‌هاي توليدكننده نرم‌افزار مجبورند كه محصولات خود را فراتر از چيزي كه هست، معرفي كنند تا بتوانند به ظاهر پاسخ‌گوي انتظارات به وجود آمده باشند.به محض اينكه اولين شركت بزرگ‌نمايي‌اي انجام مي‌دهد، تمام شركت‌هاي رقيب را ناچار به رقابت مشابه مي‌سازد. در زمان‌هاي بسيار نادري، يك شركت توليدكننده حاضر مي‌شود معايب محصولش را بيان نمايد، زيرا هدف جلسات دموي اين شركت‌ها، اين است كه فقط ويژگي‌هاي برتر محصولشان را ذكر كنند. مهارت اصلي اعضا كميته انتخاب محصول نيز در همين امر است كه با پرسيدن سؤال‌هاي فني، مرزي ميان واقعيت و بزرگ‌نمايي مشخص كنند.اما در بازاري كه بزرگ‌نمايي محصول بسيار رواج دارد، يك سازمان چگونه مي‌تواند تصميم‌گيري درست انجام دهد؟ يكي از بهترين روش‌ها برقراري رقابت ميان توليدكنندگان محصول است. رقابت بايد بر سر آماده‌سازي يك فرآيند باشد. يك فرآيند با زيرساخت‌هاي تكنولوژي يكسان به تمامي شركت‌كنندگان ارائه و قابليت‌هاي محصولات، ارزيابي شود. فرآيند انتخابي نبايد پيچيده باشد، كافي است تنها يكپارچه‌سازي دو نرم‌افزار سازمان و انجام دو فعاليت انساني را پوشش دهد. اين ايده نيز خوب است كه يك فرد از سازمان را همراه تيم پياده‌سازي فرآيند كنيم تا با قابليت‌هاي ابزار، بيشتر آشنا شوند. بازه انجام اين رقابت به دلايل مختلف معمولاً بين سه روز تا چهار هفته طول مي‌كشد. در ارزيابي گروه‌ها، علاوه بر درنظر گرفتن ويژگي‌هاي ابزارها و نحوه پياده‌سازي فرآيندها، زمان پياده‌سازي و انجام تغيير در فرآيندها (يا تجربه كاربري) نيز بايد در نظر گرفته شود. زمان پياده‌سازي يك فرآيند، معيار مناسبي براي ميزان سادگي يا پيچيدگي يك محصول BPMS است. بسته به اندازه قرارداد مي‌توان مقداري از هزينه انجام اين رقابت را از شركت‌كنندگان دريافت كرد، در صورتي‌كه پرداخت تمامي اين هزينه توسط سازمان صورت گيرد، نيز نوعي سرمايه‌گذاري است؛ چرا كه هزينه تغيير يك محصول پس از پياده‌سازي پروژه، بسيار بيشتر خواهد بود.با انتخاب يك محصول، نياز پشتيباني تكنولوژي آن مطرح مي‌گردد كه بايد زير نظر گروه پشتيبان تكنولوژي BPM صورت گيرد. اين گروه پشتيبان، مسئول پشتيباني از سرورها، پايگاه‌داده و سيستم‌هاي مرتبط با BPMS هستند. منطقي است كه اين گروه همان واحد فناوري اطلاعات سازمان باشند، چرا كه مديريت سيستم‌هاي نرم‌افزاري نيازمند تخصص‌هاي مشابهي است و اين واحد، نرم‌افزارهاي مشابه ديگر را نيز تحت‌نظر دارد. با انتخاب BPMS و شروع پروژه BPM، وظيفه ساخت چارچوب مديريت فرآيند كسب‌وكار آغاز مي‌گردد. چارچوب شامل اقدامات و خدماتي براي ساخت راهكار BPM مي‌شود كه شامل: مدل فراداده‌اي، چارت سازماني، متدولوژي اجرا و استانداردها است.تهيه مدل فراداده‌اي، نقش بسيار مهمي را در پروژه BPM ايفا مي‌كند. براي توصيف اطلاعاتي نظير مشتريان، تأمين‌كنندگان، سفارشات خريد و فروش، كارايي فرآيندهاي كسب‌وكار و ... لازم است تا يك مدل فراداده‌اي مناسب آنها تهيه شود تا بتوان بر اساس اين داده‌ها به اطلاعات موردنياز در فرآيندها دست يافت. اگر هر فرآيند كسب‌وكار، تنها داده‌هاي خود را ذخيره نمايد، علاوه بر افزونگي داده‌ها، مقايسه يك داده بين چند فرآيند نيز به امري بسيار دشوار مبدل مي‌گردد. در اين مرحله، هيچ فرآيندي اجرا نمي‌گردد؛ زيرا نمي‌توان انتظار داشت با تهيه يك مدل فراداده‌اي اوليه، تمامي نيازهاي اجرايي يك فرآيند تأمين گردد.اقدام بعدي، تهيه چارت سازماني است. اين مدل، بازتابي از سلسله مراتب سازمان است. هدف از تهيه چارت سازماني در اين قسمت، تسريع در انجام پروژه BPM است، بدين صورت كه در آينده نزديك لازم است هر فرآيند به افراد مشخصي از كاركنان سازمان تخصيص يابد. به عنوان مثال، در فرآيند درخواست كالا، تأييد هر درخواست بايد توسط مدير همان بخش صورت گيرد و تخصيص اين كار از روي چارت سازماني انجام مي‌گردد.اقدام بعدي در تهيه چارچوب BPM، تعيين استانداردها و متدولوژي اجراي پروژه است. متدولوژي اجراي پروژه شامل موارد بسياري مي‌گردد مانند: فازها، شركت‌كننده‌ها، نقش‌ها و مسئولين، روش‌هاي تست و وظايف ديگري كه در اين نوشته تنها به بيان محتويات فازهاي تجزيه و تحليل (Analyze)، طراحي (Design)، پياده‌سازي (Implementation)، پشتيباني (Support) پرداخته مي‌شود. متدولوژي به عنوان يك راهنما در پروژه است كه براي آن، استانداردهايي در نظر گرفته خواهد شد، اين استانداردها شامل قراردادهاي نامگذاري نيز مي‌شود. به عنوان مثال، نامگذاري فرآيندها، فرم‌ها (طراحي فرم هم در مرحله شناسايي و هم در مرحله اجرا)، شاخص‌هاي فرآيند و مطالب آموزشي از اين جمله‌اند كه موجب مي‌گردد اسناد خروجي پروژه‌هاي مختلف، يكسان و قابل درك باشند. آماده‌سازي سازمان جهت تغييردر فاز قبل، در مورد واحد مديريت فرآيندها و مسئول فرآيند صحبت كرديم. ما متوجه شديم كه در سازمان‌هاي پروژه‌محور، واحد اجرايي فرآيندها بهتر است همان واحد مديريت پروژه‌ها باشد. واحد اجرايي فرآيندها مشخص مي‌كند كدام فرآيند بايد مورد بازبيني قرار گيرد، پروژه BPM را اجرا كند، متدولوژي اجرا را مشخص كند و همچون يك مركز دانش BPM، اطلاع‌رساني كند. تيم‌هاي پروژه در سازمان، تنها از عمليات واحد خود با خبر هستند و هيچ تجربه‌اي از ساير عمليات سازمان ندارند. بنابراين گزينه مناسبي براي پشتيباني از پروژه BPM نيستند. در صورتي كه واحد اجرايي فرآيندها بايد استانداردهاي اجرا را مشخص و بستري را فراهم كنند كه تيم‌هاي اجرايي از يكديگر آموزش ببينند، واحد مديريت پروژه‌ها، مناسب‌ترين گزينه است.وظيفه ديگر واحد اجرايي فرآيندها، پشتيباني از آموزش فرآيندها و تغييرات كسب‌وكار است. در دهه گذشته در دنياي كسب‌وكار توجه زيادي به مديريت تغييرات شده است. امروزه اين امر ثابت شده كه براي پياده‌سازي تغييرات، مديريت تغيير و بها دادن به رهبران تغيير، امري بسيار مهم است. رهبران تغيير، ساير كاركنان را به سازگار شدن با تغييرات جديد دعوت مي‌كنند. برخي افراد -به صورت ذاتي- زودتر با تغييرات سازگار مي‌شوند كه بهترين كانديداها براي رهبران تغيير در سازمان هستند. نقش واحد اجراي فرآيند نيز آموزش همين رهبران تغيير است؛ اينكه ارزش‌هاي تغييرات را برايشان شرح داده و به وسيله اين رهبران، به سازماني منعطف دست يابند. اين رهبران بايد در واحدهاي كاري خود، كارمندان را براي پذيرش BPM آماده سازند. آنها همچنين به عنوان يك عامل تغيير مي‌توانند در پياده‌سازي پروژه BPM ايفاي نقش كنند كه در فاز تحليل و طراحي (Analyze) به آن مي‌پردازيم. واحد اجراي فرآيندها پس از آموزش رهبران تغيير -در صورتي كه حتي فعاليتي در اجراي فرآيندها نداشته باشند- نيز ارتباط خود را با اين افراد حفظ مي‌كند. واحد اجراي پروژه در حين آموزش رهبران تغيير، آموزش‌هايي همچون متدولوژي BPM، متدولوژي طراحي فرآيند و ابزار BPMS را نيز به اعضاء تيم خود ارائه مي‌دهد. چون آموزش‌هاي درون‌سازماني، هزينه‌بر است، تعدادي از آنها را مي‌توان برون‌سپاري كرد. زماني كه سازمان به سمت انجام پروژه BPM پيش مي‌رود، تجربياتي ارزشمند از نحوه پياده‌سازي صحيح آن در سازمان شكل مي‌گيرد كه جلسات آموزشي داخلي يكي از بهترين راه‌ها براي انتقال اين دانش بين كاركنان است.منبع: پايگاه دانش BPM رايورز |
 |
لايك زدن و غيرفعال كردن نظرات در اينستاگرام ممكن شد
فراخوان جهاني نوت 7 سامسونگ به ايران هم رسيد/ اعلام رسمي نخستين شركت براي جمع آوري